Storhaug bydelsutvalg - reglement

Vedtatt av Stavanger bystyre i møte 28.09.2015, sak nr. 147/15. Justert i bystyrets møte 09.05.2016

§ 1 Lovverk og saksbehandlingsregler
Når ikke annet er bestemt i medhold av lov, gjelder kommuneloven, forvaltningsloven og offentlighetsloven og andre lover for kommunens virksomhet. Kommunelovens § 10 og kap. 6, saksbehandlingsregler i folkevalgte organer, gjelder for bydelsutvalgene.

§ 2 Valg
Bydelsutvalgene er opprettet i medhold av kommunelovens § 12 og består av 11 medlemmer med varamedlemmer valgt av bystyret. Det velges vararepresentanter tilsvarende det enkelte partis representanter med mulighet for tillegg av inntil 2.

Oppnevningen skjer som flertallsvalg.

Medlemmer og varamedlemmer må være bosatt i bydelen de er valgt.

Bystyret velger leder og nestleder for bydelsutvalgene.

Opprykk og nyvalg foregår i samsvar med kommunelovens § 16.

§ 3 Oppgaver og myndighet

Bydelsutvalgene skal være bindeledd mellom bydelen og byens sentrale organer.
Bydelsutvalgene skal selv ta initiativ i saker som gjelder bydelen.
Forøvrig utøver bydelsutvalgene de oppgaver som bystyret til enhver tid fastsetter.
Bydelsutvalgene har uttalerett i alle saker som angår vedkommende bydel inklusive følgende saker:
Reguleringssaker
Kommunale plansaker
Større kommunale byggesaker
Trafikk-/parkeringssaker
Gatenavn og skilting av gater
Arbeidsprogram og prioriteringer innen kommunalavdelingens bydelsrelaterte arbeid
Aktuelle enkeltsaker
Uttaleretten gjelder ikke saker som omfatter bydekkende tjenester, enkeltpersoner eller budsjett.

Det skal sikres at bydelsutvalgenes synspunkter blir innhentet så tidlig som mulig i beslutningsprosessen, og at synspunktene blir presentert på en synlig måte i saksfremleggene for besluttende politiske utvalg.

Bydelsutvalgene har beslutningsmyndighet og økonomiansvar i følgende saker:

Den årlige TV-aksjonen
Disponering av bydelshus
Bydelsrelaterte tilskuddsordninger
Samarbeid med frivillighetssentralene
Regelmessige ryddeaksjoner i bydelene
Ulike prosjekter
Bydelsutvalgene kan gi økonomisk driftstilskudd til drift av bydelsavis, og skal være en pådriver for at bydelen får sin egen publikasjon i samarbeid med aktuelle aktører. Stavanger kommune er ikke ansvarlig redaktør for bydelsavisene.
Bydelsutvalgene skal samarbeide med frivilligsentralene.
Bydelsutvalgene skal på sine møter holde seg orientert om livet i bydelen. Derfor bør utvalgene:

Jevnlig invitere f.eks. enkeltpersoner, foreninger, og kommunens administrasjon til å orientere om aktuelle saker.
Legge til rette for at bydelens befolkning fritt kan framføre sine synspunkter om kommunens styre og stell.
Avholde samordningsmøter mellom de ulike kommunale tjenestene.
Det avholdes jevnlige møter mellom kommunens politiske ledelse og bydelsutvalgenes ledelse.

Bydelsutvalgene utarbeider årsmeldinger som fremmes for bystyret til orientering. Årsmeldingen skal redegjøre for hvilke saker bydelsutvalget selv har tatt initiativ til på vegne av bydelen utover de sakene som er oversendt fra rådmannen.

§ 4 Forberedelse av saker til bydelsutvalgene
I enhver sak som forelegges bydelsutvalgene skal det som hovedregel foreligge en skriftlig innstilling. Det skal kort og oversiktlig være redegjort for saken.

§ 5 Innkalling
Utvalget holder møte etter oppsatt plan eller når lederen eller minst 1/3 av utvalgets medlemmer krever det.

Møteinnkallingen skal inneholde tid og sted for møtet og saksliste innholdsfortegnelse over de saker som skal behandles.

Innkalling og saksdokumenter sendes utvalgets medlemmer, varamedlemmer og øvrige som lederen bestemmer med høvelig varsel.

Ordfører, rådmann og de bystyremedlemmer som er bosatt i bydelen, tilstilles dagsorden for møtet.

Innkalling og saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i eller i medhold av lov, og gjøres kjent for offentligheten på høvelig måte.

§ 6 Forfall
Utvalgets medlemmer plikter å delta i møtene med mindre det foreligger gyldig forfall. Ved eventuelle forfall skal representanten melde fra til utvalgssekretær, som innkaller vararepresentant.

§ 7 Adgang for andre til å delta i møtene
Utvalgssekretær, ved dennes forfall stedfortreder, møter med talerett.

Aktuelle medarbeidere i kommunen kan innkalles til møtene.

§ 8 Åpne dører
Utvalgets møter er åpne for publikum. Møtet skal lukkes når det foreligger lovbestemt taushetsplikt og kan vedtas lukket når hensynet til personvern eller tungtveiende offentlige interesser tilsier det». (jf. kommuneloven § 31).

§ 9 Åpning av møte
Bydelsutvalgenes leder er møteleder. Ved forfall fungerer nestleder som møteleder. Dersom også nestleder har forfall, velges det av og blant utvalgets medlemmer en møteleder. Det medlem er valgt som får flest stemmer. Hvis flere får samme stemmetall, avgjøres valget ved loddtrekning, jf kommuneloven § 38 nr. 1.

§ 10 Rekkefølge og form for behandling av sakene
Sakene behandles i den rekkefølge de er oppført i innkallingen til møtet.

Utvalget kan vedta en annen rekkefølge. Utvalget kan også vedta å utsette behandlingen av en sak. Det kan også treffe vedtak i saker som ikke er oppført på sakslisten.

Lederen referer sakene og viser til den innstillingen som foreligger i hver sak. Er det kommet nye dokumenter/opplysninger i saken skal disse gjøres kjent.

§ 11 Forslag
Bare utvalgets medlemmer eller varamedlemmer som deltar i møtet kan framsette forslag.

Forslag leveres skriftlig og i undertegnet stand til møteleder.

Møtelederen refererer forslaget.

§ 12 Avstemming
Når debatten er slutt, tas saken opp til avstemming.

Gyldig vedtak kan bare fattes når minst halvparten av medlemmene har vært tilstede under forhandlingene og har avgitt stemme i vedkommende sak.

Vedtakene gjøres med alminnelig stemmeflertall. I tilfelle stemmelikhet, er lederens stemme avgjørende. Dette unntatt ved valg hvor bestemmelsene i kommunelovens § 38. nr. 1 kommer til anvendelse.

§ 13 Anke
I saker hvor utvalget har avgjørelsesmyndighet, kan et mindretall på minst tre medlem kreve at vedtaket forelegges formannskapet. Slik anke må fremsettes i det møtet hvor vedtaket blir gjort.

§ 14 Spørsmål
Spørsmål må skriftlig og i undertegnet stand meddeles møteleder ved møtets begynnelse. Spørsmål kan ikke forlanges besvart i samme møte.

§ 15 Adgang til møtelokale
Media og publikum har adgang til bydelsutvalgets møter.

§ 16 Sekretariat – Møtebok
Avdeling politisk sekretariat ivaretar sekretærfunksjonen for bydelsutvalgene og fører protokoll.

Begrunnelse for stemmegivning kan ikke forlanges. Forutsetning for stemmegivning har man krav på å få tilført møteboken.

Protokollen fremlegges som første sak i neste møte til godkjenning.

Ordfører, rådmann og de bystyremedlemmer som er bosatt i bydelen sendes protokoll fra utvalgenes møter.

§ 17 Arkivering
Arkivering av saksdokumenter og møtebok skal være i samsvar med arkivloven og Stavanger kommunes arkivreglement for utvalgssaker.

§ 18 Godtgjøring
Godtgjøring tilstås etter reglene for folkevalgtes arbeidsvilkår.