Stavanger formannskap - reglement

Vedtatt av Stavanger bystyre i møte 28.09.2015, sak nr. 147/15. Justert i bystyrets møte 09.05.2016, sak 76/16

§ 1 Lovverk og saksbehandlingsregler
Når ikke annet er bestemt i medhold av lov, gjelder Kommuneloven, Forvaltningsloven og Offentlighetsloven og andre lover for kommunens virksomhet.
Kommunelovens kapittel 6, Saksbehandlingsregler i folkevalgte organer, gjelder for bystyret og alle andre folkevalgte organer opprettet i medhold av Kommuneloven og særlovgivning, med de presiseringer og tilleggsbestemmelser som er nødvendig.

§ 2 Valg
Formannskapets sammensetting og valg reguleres i kommunelovens § 8. Formannskapet består av 19 medlemmer med varamedlemmer.

Medlemmer og varamedlemmer velges blant bystyrets medlemmer. Det velges antall varamedlemmer tilsvarende det enkeltes partis medlemmer med mulighet for tillegg av inntil 2.

Ordfører og varaordfører er hhv. leder og nestleder.

Opprykk og nyvalg foregår i samsvar med kommunelovens § 16.

§ 3 Oppgaver og myndighet
Formannskapet er delegert myndighet innen sitt arbeids- og ansvarsområde i henhold til kommuneloven § 8 nummer 3 med de begrensningene som følger av lov, budsjettreglement og eventuelt andre reglement, delegering til rådmannen og andre vedtak.

Formannskapet og/eller ordfører kan beslutte at saker som formannskapet selv har avgjørelsesmyndighet i, likevel skal fremlegges for bystyret til avgjørelse. Formannskapet kan treffe vedtak etter kommunelovens § 13 (hastesaker). Melding om slikt vedtak forelegges rett organ til orientering.

Formannskapet er klagenemnd etter forvaltningsloven § 28.2 for klager over de kommunale enkeltvedtak som ikke er gjort av bystyret.

Formannskapet er:

kontrollutvalg etter alkoholloven § 19
er likestillingsutvalg og påser at likestillingslovens bestemmelser iakttas i kommunens virksomhet
skal ivareta delegasjon fra Landbruksdepartementet til kommunene i samsvar med gjeldende lov og forskrifter
skal i samarbeid med aktuelle organer ivareta kommunens ansvar etter sysselsettingsloven
skal utføre de oppgaver som lovgivingen tillegger det.
§ 4 Forberedelser av saker til formannskapet
I enhver sak som skal forelegges formannskapet skal det være utarbeidet en innstilling. Det skal kort og oversiktlig være gjort rede for saken og for mulige dissenser blant de innstillende myndigheter, samt forslag til vedtak.

Når det gjelder valg og ansettelser, kan forslag til vedtak unnlates.

Ordføreren kontrollerer at alle saker er forberedt slik som bestemt i første avsnitt, og ellers på forsvarlig måte og i samsvar med lov, reglement og andre bindende bestemmelser.

§ 5 Innkalling
Formannskapet holder møter etter en oppsatt plan, eller når ordføreren finner det påkrevd eller når minst 1/3 av medlemmene krever det.

Møteinnkallingen skal inneholde tid og sted for møtet og saksliste over de saker som skal behandles.

Møteinnkalling med innstillinger sendes til formannskapets medlemmer og varamedlemmer, samt øvrige som ordføreren til enhver tid bestemmer.

Innkalling og saksdokumenter sendes medlemmer og varamedlemmer senest 7 dager før møtedagen. Innkalling og saksdokumenter er offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov og gjøres kjent for offentligheten på høvelig måte.

§ 6 Forfall
Formannskapets medlemmer plikter å delta i formannskapets møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Ved eventuelle forfall skal representanten melde fra til avdeling politisk sekretariat v/ utvalgssekretær, som innkaller varamedlem.

§ 7 Adgang for andre til å delta i møtene
Rådmannen, ved forfall dennes stedfortreder, møter med tale- og forslagsrett. Videre møter leder for avdeling politisk sekretariat.

§ 8 Åpne møter
Utvalgets møter er åpne for publikum. Møtet skal lukkes når det foreligger lovbestemt taushetsplikt og kan vedtas lukket når hensynet til personvern eller tungtveiende offentlige interesser tilsier det». (jf. kommuneloven § 31).

Ordføreren skal sørge for å opprettholde god orden i formannskapssalen, og påse at talerne ikke blir avbrutt eller forstyrret fra noen kant. Hvis tilhørerne ved meningsytringer eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer slik at det strider mot god orden, kan ordføreren vise vedkommende tilhører ut eller la tilhørerplassene rømme.

Dokumenter, tegninger, plakater og lignende må ikke være anbragt, anbringes eller deles ut i formannskapssalen eller i resepsjonen uten ordførerens samtykke.

§ 9 Åpning av møte
Ordføreren eller varaordføreren leder formannskapets møter.

Dersom begge disse har forfall, velges av og blant formannskapets medlemmer en møteleder. Hvis flere - etter omvalg etter kommunelovens § 38 nr. 1 – får samme stemmeantall, avgjøres valget ved loddtrekning.

Ordføreren foretar navneopprop og erklærer møtet satt.

§ 10 Rekkefølge og form for behandling av sakene
Sakene behandles i den rekkefølge de er oppført i innkallelsen til møtet.

Når særlige grunner foreligger, kan formannskapet vedta en annen rekkefølge. Formannskapet kan vedta å utsette behandling av en sak. Det kan også treffes vedtak i en sak som ikke er oppført på sakslisten, hvis ikke ordføreren eller 1/3 av de møtende motsetter seg dette.

Ordføreren refererer sakene og viser til den innstilling som foreligger i hver sak. Er det til ordføreren kommet inn nye dokumenter i en sak etter at innstilling er avgitt, skal også disse refereres. Ordføreren spør deretter om noen forlanger ordet i saken. Ber flere om ordet samtidig, bestemmer ordføreren rekkefølgen.

§ 11 Ordning av debatten
Taleren skal rette sine ord til ordføreren. Taleren skal holde seg nøye til den sak debatten gjelder.

Fornærmelig eller uhøvelig språkbruk overfor forsamlingen eller andre må ikke finne sted. Ordføreren påser at dette overholdes.

Bifall- eller mishagsytringer er ikke tillatt.

Ved overtredelse av ordensbestemmelsene, skal ordføreren kalle taleren til orden, om nødvendig to ganger. Retter taleren seg enda ikke etter ordensbestemmelsene, kan ordføreren ta fra taleren ordet eller ved avstemming la formannskapet avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra møtet.

§ 12 Ordførerens stilling under debatten
Ordføreren må ikke avbryte noen som har ordet med mindre det skjer for å håndheve gjeldende reglement, eller for å rette misforståelser fra talerens side.

§ 13 Avgrensing og avslutning av debatten. Replikkordskifte
Før behandling av en sak er påbegynt, og under debatten, kan formannskapet etter forslag fra ordføreren vedta at taletiden skal avgrenses. Dette gjelder så vel for innlegg som for replikker.

I regelen kan et medlem ikke ha mer enn 2 innlegg i en sak.

Et medlem kan ha en replikk til et innlegg.

§ 14 Forslag
Bare formannskapets medlemmer og varamedlemmer som deltar i møtet, kan sette frem forslag.

Forslag skal leveres skriftlig og i undertegnet stand til ordføreren.

Ordføreren refererer forslaget.

§ 15 Forberedelse til avstemming. Prøveavstemming. Avstemming
Når debatten er slutt, varsler ordføreren representantene i tilstøtende rom og tas saken opp til avstemning. Etter at saken er tatt opp til avstemning, må det ikke være mer debatt eller settes frem forslag i vedkommende sak.

Bare de medlemmer og varamedlemmer som har inntatt sine plasser når saken tas opp til avstemning, har rett til å stemme. De kan ikke forlate sine plasser under avstemningen og de plikter å stemme. Ved valg og ansettelser er det adgang til å stemme blankt. Ved skriftlig avstemning (jfr. kommunelovens § 38 nr.1, valg og ansettelser) regnes blank stemmeseddel som avgitt stemme.

Formannskapet avgjør avstemningsordningen etter forslag fra ordføreren. Er en sak oppdelt eller det foreligger flere forslag til avstemning, setter ordføreren frem forslag om rekkefølgen for avstemningen eller om alternativ stemmegivning. Det skal være anledning til å gi utrykk for så vel prinsipale som subsidiære standpunkter under avstemninger.

Ordføreren kan foreslå at det foretas prøveavstemning, som ikke er bindende for endelig avstemming i en sak. Blir avstemningen oppdelt, bør det i alminnelighet stemmes foreløpig over hvert enkelt punkt, og deretter – i tilfelle også her etter prøveavstemning – over den hele innstilling til slutt.

Ved debatt om forslag til avstemningsordning påses nøye at talerne utelukkende holder seg til avstemningsspørsmålet.

Gyldig avgjørelse kan bare treffes når minst halvparten av medlemmene har vært tilstede under forhandlingene og avgitt stemme i vedkommende sak.

Forslagene avgjøres ved alminnelig stemmeflertall. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg (loddtrekning) er møtelederens stemme avgjørende.

Ved behandling av handlingsplan og økonomiplan gjelder kommunelovens § 44 nr.4.

§ 16 Stemmemåten
Avstemning kan gjennomføres på følgende måter:

Ved stilltiende godkjenning, når ingen uttaler seg mot forslag eller innstillingen fremsatt av ordføreren med spørsmål om noen stemmer mot.
Ved at ordføreren oppfordrer de medlemmer som motsetter seg et forslag til å reise seg eller gi stemmetegn. Når ordføreren bestemmer det, eller et medlem krever det, holdes kontraprøve.
Ved navneopprop når ordføreren roper opp navnene etter sekretærens liste. Det bestemmes ved loddtrekning hvilket navn oppropet skal begynne med, og det fortsetter så i nummerorden.
Ved sedler uten underskrift.
Denne avstemningsmåten kan bare brukes ved valg og ansettelser, dersom noe medlem av forsamlingen krever det, jfr. kommunelovens § 35 nr. 5.

§ 17 Anke og ankebehandling
I saker hvor formannskapet har avgjørelsesmyndighet, kan et mindretall på 3 medlemmer eller flere kreve at saken forelegges bystyret.

Slik anke må fremsettes i det møtet hvor vedtaket blir gjort.

Formannskapet er delegert myndighet til å behandle mindretallsanker fra underordnet styre, råd og utvalg.

§ 18 Spørsmål
Spørsmål må skriftlig meddeles ordføreren 1 dag før møtet, senest i møtets begynnelse. Spørsmål kan ikke forlanges besvart i samme møte.

Hvis spørsmål er stilt med 1 dags varsel sendes dette ut til medlemmer og varamedlemmer.

Ordfører refererer spørsmålets ordlyd ved møtets begynnelse og spørsmålet blir å behandle etter de sakene som er ført opp på kartet og eventuelt anmeldte interpellasjoner.

Spørsmålet kan begrunnes og taletiden begrenses da til 3 minutter. Er ikke spørreren til stede, kan et annet medlem av formannskapet ta opp spørsmålet som sitt. Hvis så ikke skjer, regnes spørsmålet som bortfalt.

Det er ikke anledning til debatt og det kan ikke fremmes forslag i forbindelse med spørsmål Når spørsmålet er besvart, har spørreren lov til å stille et tilleggsspørsmål. Hvis ordføreren finner at dette tilleggsspørsmålet har sammenheng med det opprinnelige spørsmålet, kan det besvares av ordfører eller rådmann.

§ 19 Interpellasjoner
Interpellasjoner må skriftlig meddeles ordfører og politisk sekretariat senest 7 dager før møtet. Ordfører avgjør om interpellasjonen skal besvares av ordfører eller rådmannen.

Interpellasjoner behandles i tråd med kommunelovens § 35. Det betyr at interpellasjoner settes på sakslisten, debatteres og vedtak treffes med alminnelig flertall.

Interpellasjonen må bare omhandle en sak og gjelde saker som naturlig hører inn under formannskapets virkeområde. Interpellasjonene skal ikke inneholde begrunnelse og kommentarer utover det som er nødvendig for å klargjøre interpellasjonen.

En interpellasjon gir mulighet for at flere enn spørrer og svarer kan ta ordet, og at det kan framsettes forslag i forbindelse med interpellasjonen.

Interpellasjoner skal behandles etter de saker som er ført opp på kartet.

Representanten som har anmeldt interpellasjonen har inntil 3 minutter til å begrunne interpellasjonen. For svarer er taletiden inntil 5 minutter. For formannskapets øvrige representanter som deltar i ordskiftet, er taletiden begrenset til 2 minutter. En interpellasjonsdebatt må ikke vare lenger enn 30 minutter per interpellasjon om formannskapet ikke gjør annet vedtak i hvert tilfelle.

I saker hvor formannskapet har avgjørelsesmyndighet, kan et mindretall på minst tre medlemmer kreve at vedtaket forelegges bystyret. Slik anke må fremsettes i det møtet hvor vedtaket blir gjort.

Interpellasjoner som formannskapet ikke rekker å behandle, overføres til neste møte om ikke den som har fremmet interpellasjonen aktivt trekker den.

§ 20 Deputasjoner
Utsendinger fra korporasjoner, grupper, sammenslutninger m.v. som ønsker å gi muntlig fremstilling av en sak, mottas av et utvalg av formannskapets medlemmer. Deputasjonssak må anmeldes ordføreren senest 1 dag før møtet. Til utvalget oppnevnes minst 3 medlemmer, som bør representere forskjellige partigrupper.

Hvis ordføreren eller varaordføreren er medlem av utvalget, fungere han/hun som dets leder, ellers velger utvalget selv leder.

Utvalgets leder meddeler formannskapet deputasjonens sak.

Deputasjonssaken behandles etter at sakene på dagsorden er behandlet, hvis det ikke gjelder en sak som er ført opp på dagsordenen. Ordføreren fremsetter deretter forslag til vedtak i saken. For sakens behandling gjelder reglene i § 19.

§ 21 Adgang til formannskapssalen
Media og publikum har adgang til tilviste plasser.

§ 22 Sekretariat - Møtebok
Avdeling politisk sekretariat ivaretar sekretariatsfunksjonen for formannskapet og fører protokoll.

Begrunnelse for stemmegivning, kan ikke forlanges. Forutsetning for stemmegivning har man krav på å få tilført møteboken.

Protokollen fremlegges som første sak på neste møte til godkjenning.

§ 23 Arkivering
Arkivering av saksdokumenter og møtebok skal være iht. arkivloven og Stavanger kommunens arkivreglement for utvalgssaker.

§ 24 Godtgjøring
Godtgjøring tilstås etter reglene for folkevalgtes arbeidsvilkår.