Personvernerklæring for stavangerskolen

Generelt om sikkerhet og personvern for skolene i Stavanger

Gjennom sin satsing på Chromebook og digital læring, har Stavanger kommune programmer og datasystemer som brukes på alle skoler i Stavanger. Ved bruk av noen av disse systemene må personopplysninger behandles for å kunne benytte tjenesten. Dette gjelder for alle tjenester som krever at elevene logger inn med en egen bruker. Før et program eller system tas i bruk, skal vi vurdere risikoen både når det gjelder det tekniske og organisatoriske, samtidig som vi ivaretar elevenes og foresattes personvern.

Når kommunen benytter eksterne leverandører av programmer og datasystemer, inngås det også en databehandleravtale. Databehandleravtalen regulerer hvordan leverandøren behandler personopplysninger på vegne av kommunen.

Hva er det rettslige grunnlaget for behandling av dine personopplysninger?

Her er noen sentrale lover og forskrifter som regulerer kommunens behandling av personopplysninger:

• Opplæringsloven inneholder regler om blant annet innsamling, bruk og lagring av opplysninger til bruk i grunnskolen.
• Opplæringsloven § 15-8, 9 og 10
• Personopplysningsloven og personvernforordning (GDPR) regulerer kommunens behandling av personopplysninger.
• Personopplysningsloven §§ 5 til 17
• Personvernforordningen artikkel 6
• Arkivloven inneholder blant annet regler for hvordan dokumenter lagres, samt avlevering til arkivinstitusjon.
• Arkivloven §§ 5 til 12

Hvor henter vi personopplysningene fra?

Personopplysningene som behandles i stavangerskolen kan komme fra

• Folkeregisteret
• Andre offentlige instanser og relevante fagsystemer
• Elevene selv, foresatte eller pårørende

Hvilke personopplysninger behandler vi?

Kontaktopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse.

• Opplysninger om dine relasjoner til andre, eksempelvis navn på ektefelle, samboer, og barn
• Opplysninger knyttet til de tjenester som du som innbygger benytter, i dette tilfellet skole.

Eksempler på systemer vi behandler personopplysninger i

Vigilo  

Vigilo er vårt skoleadministrative system der vi samler fornavn, etternavn, klasse, e-postadresse, personnummer, bostedsadresse, karakterer (kun elev), telefonnummer, fravær, anmerkninger og skolehistorikk. Vigilo ble tatt i bruk skoleåret 2022/23, før dette var det IST som ble brukt. Frem til all informasjon er overført til arkiv, vil fremdeles historisk data være lagret her.

Google Workspace for Education

Fornavn, etternavn, epostadresse, skole, elevarbeider, kommunikasjon elev/lærer, resultater og underveisvurderinger.

Læremidler

Vi bruker ofte pålogging fra Google eller Feide (Felles elektronisk identitet) for å få tilgang til ulike digitale læremidler og verktøy. Det som da ofte blir behandlet av personopplysninger er fornavn, etternavn, epostadresse, organisasjon (Stavanger kommune), organisasjonsenhet (skolen) og elevproduksjon (elevens arbeider i læremiddelet/verktøyet). 

Conexus Engage

Conexus Engage henter opplysninger fra Utdanningsdirektoratet om nasjonale prøver og kartleggingsprøver. Her behandles elevens fornavn, etternavn, skole, klasse og resultater.

 

Ønskes en fullstendig liste over hvilke systemer vi behandler personopplysninger i, kan en kontakte Stavanger kommune, se informasjon nederst i denne erklæringen.

Visma Voksenopplæring

For deltakere i voksenopplæringen på Johannes læringssenter. Visma voksenopplæring er et skoleadministrativt system som samler fornavn, etternavn, kjønn, fødselsdato, nasjonalitet, morsmål,  telefonnummer,, personnummer/DUF-nummer og en del andre personopplysninger for å kunne gi tilbud til deltakerne.

Sletting av personopplysninger

Når en elev går ut av stavangerskolen, sørger vi for at personopplysninger som er lagret, men som ikke er arkivverdige, slettes. Når det gjelder brukere og brukerdata i Google Workspace for Education, vil dette bli deaktivert når elevene slutter, og deretter slettes etter 3 måneder. Bakgrunnen for dette er dels ønsket om å kunne gi elever som slutter midt i året muligheten til å få tilgang til egne data om de kommer tilbake, og dels eventuelle dokumentasjonsbehov kort tid etter at elevene slutter.

Brukers rettigheter og kontaktinformasjon

Den registrerte har flere rettigheter, jmf. artikkel 12-17 i personvernforordningen. Dette handler blant annet om retten til innsyn, retting og sletting av sine personopplysninger.

Ved ønske om innsyn, retting, sletting eller andre spørsmål kan Stavanger kommune kontaktes. Dette kan gjøres direkte til den aktuelle skolen, eller sentralt til postmottak@stavanger.kommune.no 

Vårt personvernombud kan også kontaktes via

sentralbord: 51 50 70 90 

mail: personvernombud@stavanger.kommune.no