Personvern og personvernerklæring

Personvernerklæringen handler om hvordan Stavanger kommune samler inn og bruker informasjon om de som besøker våre nettsider.

Erklæringen viser hvilken informasjon vi samler inn og hvordan vi behandler personopplysninger.

Kommunedirektøren i Stavanger kommune er ansvarlig for kommunens behandling av personopplysninger. 

1. Når samler Stavanger kommune inn personopplysninger

• Du har bedt om innsyn etter offentleglova
• Du har meldt deg på et kurs eller et seminar
• Du abonnerer på våre nyheter
• Du har sendt oss en henvendelse eller søknad
• Du har mottatt eller sendt sendt brev eller e-post fra/ til Stavanger kommune

2. Dine rettigheter

Du kan utøve dine rettigheter ved å sende en e-post til Postmottak@stavanger.kommune.no eller ved å kontakte vårt personvernombud. Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Kravet ditt vil i utgangspunktet behandles kostnadsfritt , men vi kan kreve administrasjonsgebyr ved flere kopier, overdrivelse eller grunnløse innsynsbegjæringer ( https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/den-registrertes-rettigheter/rett-til-innsyn/ )

2.1 Innsyn i egne opplysninger

Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg. Dersom du ber om spesifikke opplysninger, for eksempel om skolegang, vil henvendelsen ha kortere saksbehandlingstid.
Les mer om retten til innsyn

2.2 Korrigering av personopplysninger

Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende.
Les mer om retten til å rette eller supplere opplysninger

2.3 Sletting av personopplysninger

I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv.
Les mer om retten til sletting

2.4 Begrensning av behandling av personopplysninger

I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.
Les mer om retten til begrensning

2.5 Protestere mot en behandling av personopplysninger

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.
Les mer om retten til å protestere

Du kan også be om retting eller sletting av mangelfulle eller uriktige opplysninger. 

3. Hva registreres når du bruker nettsiden vår

Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester som å abonnere på nyheter, benytte delefunksjonalitet eller tilbakemeldingstjenesten. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

3.1 Nettanalyse og informasjonskapsler

Som en viktig del av arbeidet med å lage et brukervennlig nettsted, ser vi på brukermønsteret til de som besøker nettstedet. For å analysere informasjonen bruker vi analyseverktøyet Google Analytics.

Google Analytics bruker informasjonskapsler/cookies (små tekstfiler som nettstedet lagrer på brukerens datamaskin), som registrerer brukernes IP-adresse, og som gir informasjon om den enkelte brukers bevegelser på nett. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er; hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Ingen av informasjonskapslene gjør at vi kan knytte informasjon om din bruk av nettstedet til deg som enkeltperson. Data knyttet til informasjonskapsler slettes automatisk 14 måneder etter registering. Du kan selv administrerer bruken av informasjonskapsler.

Informasjonen som samles inn av Google Analytics, lagres på Googles servere i USA. Mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern.

En IP-adresse er definert som en personopplysning fordi den kan spores tilbake til en bestemt maskinvare og dermed til en enkeltperson. Stavanger kommune anonymiserer brukerens IP-adresse før informasjonen lagres og bearbeides av Google. Dermed kan ikke den anonymiserte IP-adressen brukes til å identifisere den enkelte brukeren.

3.2 Søk

Stavanger kommune lagrer informasjon om hvilke søkeord brukerne benytter på våre nettsteder via Google Analytics og Episerver Find. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre. Det er bare søkeordet som lagres, og de kan ikke kobles til andre opplysninger om brukerne, slik som til IP-adresser.

Dele innhold

Funksjonen "Del med andre" kan brukes til å dele innholdet på sosiale nettsamfunn, som for eksempel LinkedIn, Facebook eller Twitter. Opplysninger om deling logges ikke hos oss. Vi kan imidlertid ikke garantere at nettsamfunnet ikke logger disse opplysningene. Alle slike tjenester bør derfor brukes med vett.

3.3 Web TV

Stavanger kommune direktesender møter fra bystyret. Når du bruker avspilleren samler den inn trafikkdata som blant annet viser hvilket møte du ser på og hvor lenge du ser på direktesendingen. Avspilleren til våre direktesendinger har fast plass. Filmene bevares i kommunens sak- og arkivsystem Public 360.

3.4 Videoavspilling

Stavanger kommune bruker hovedsakelig videoavspillertjenesten YouTube på sine sider. YouTube samler inn data når du spiller av en video. Dataene brukes til å finne ut hvem og hvor lenge videoene blir brukt.

3.5 Abonner på nyheter

Nyhetsabonnement baserer seg på samtykke. Abonnent må bekrefte e-postadresse og akseptere at Stavanger kommune kan sende nyheter til e-postadressen.

3.6 Tilbakemeldingsfunksjon

"Fant du det du lette etter?" er en funksjon vi har nederst i noen av artiklene på nettstedet. Her kan du gi tilbakemelding om du fant informasjonen du lette etter, eller ikke. Vi bruker tilbakemeldingen til å forbedre innholdet på nettstedet. Funksjonen brukes ikke til saksbehandling, og vi ber deg derfor om ikke å registrere spørsmål som du ønsker svar på her. Vi ber deg om å ikke registrere sensitiv informasjon. Funksjonen bruker IP-adresser for å begrense antall tilbakemeldinger fra samme adresse i et gitt tidsrom. IP-adressen er anonymisert slik at data som lagres ikke kan spores.

3.7 Elektroniske skjema

Stavanger kommune benytter Sem & Stenersen Prokom sin løsning for digitale skjema. For å kunne bruke elektronisk skjema må du samtykke til behandling av personopplysninger i skjemaløsningen

3.8 Informasjonskapsler

Når du bruker nettsidene til Stavanger kommune legger nettleseren din igjen elektroniske spor og informasjon. Informasjonen benyttes til å bedre innholdet på nettsidene, og de kommunale tjenestene. Personvernerklæringen forteller hva som samles inn, og hvordan vi bruker informasjonen.

I henhold til Lov om elektronisk kommunikasjon (ekomloven), må alle besøkende på et nettsted som benytter informasjonskapsler ha tilgang til informasjon om at nettstedet benytter informasjonskapsler. De må også ha tilgang til informasjon om årsaken til at de blir brukt. Besøkende må også godkjenne at informasjonskapsler blir benyttet. Godkjenningen gjøres gjennom innstillingene i nettleseren.

Vi bruker Google Analytics for å måle trafikken på våre nettsider.

Informasjonen informasjonskapslene innhenter bruker vi for å optimalisere brukeropplevelsen for de besøkende på sidene. Informasjonen brukes kun internt, og hos samarbeidspartnere som jobber med nettutvikling for oss.

Vi bruker ikke informasjonskapsler for å kartlegge enkeltbrukernes bruksmønster eller samle annen informasjon som vil kunne krenke personvernet. 

Dette nettstedet bruker følgende informasjonskapsler:

Navn på informasjonskapsel	Bruksområde
ASP.NET_SessionId	Sesjons-informasjonskapselen er nødvendig for at nettstedet skal fungere, og blir definert når siden lastes. Informasjonskapselen blir slettet når du lukker nettleseren.
Browse aloud	For å huske brukers browsealoud-valg
Google Analytics	Statistikk og trafikkmåling

På www.nettvett.no kan du lese om hvordan du stiller inn nettleseren for å godta/avvise informasjonskapsler, og få tips til sikrere bruk av internett.

4. Kommunens arkiver

4.1. Hvorfor behandler vi personopplysninger om deg?

Stavanger byarkiv er ansvarlig for behandling av personopplysninger lagret i kommunens arkiver. Personopplysninger registreres med navn og personnummer i arkivsystemet for å kunne sende ut brev, og for å lette gjenfinning og innsyn. Vi behandler personopplysninger i arkivsystemer etter lovpålagte arkivformål.

Vi er pålagt å ha arkiver. Opplysninger som registreres varierer fra person til person og kan gjelde ansatte i kommunen, brukere av kommunens tjenester og kan inkludere kontakt du har hatt med kommunen.

4.2. Hva er det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysningene?

Alle offentlige organer, som kommuner, har en direkte plikt etter arkivloven § 6 til å holde arkiv. Opplysningene innhentes og oppbevares etter personopplysningsloven § 9. De skal ikke slettes eller korrigeres, etter personopplysningsloven § 17. Etter arkivformål skal opplysningene bevares for all framtid.

4.3. Hvilke personopplysninger behandles?

Vi behandler opplysninger som navn, fødselsnummer, adresse, telefonnumre og e-postadresser. Andre opplysninger som kan finnes om deg i våre registre er helseopplysninger, nummerskilt på bil, eiendomsregister, medlemskap i organisasjoner, lag og foreninger, etnisk tilhørighet, legning, livssyn med mer.

4.4 Hvem har tilgang til mine opplysninger?

Dokumenter som kommer inn til eller går ut fra kommunens sak- og arkivsystem blir registrert på kommunens offentlige journal. Ingen dokumenter ligger åpent her. Interesserte må aktivt be om innsyn, også når dokumentene er offentlige. Innsynskravet blir fortløpende behandlet i kommunen.

Byggesaker publiseres fortløpende på portalen Plan- og byggesaker. 

Kartløsning for kommuneplaner, kommunedelplaner og reguleringsplaner ligger på kommunekart-planer

Politiske saker publiseres fortløpende på portalen for Politiske saker. Disse dokumentene ligger åpent på nett og kan leses i fulltekst uten å be om innsyn.

Opplysninger som er unntatt fra offentlighet med hjemmel i lov, vil kun være tilgjengelige for ansvarlig saksbehandler og eventuelle parter i saken. Det er ansvarlig saksbehandler som avgjør om opplysningene skal unntas fra offentligheten etter aktuelt lovverk.

4.5 Hvordan henter vi opplysningene?

Opplysningene er hentet for arkivformål direkte fra den registrerte personen, for eksempel via nettskjema, nasjonale registre som folkeregisteret eller matrikkel (eiendomsregisteret).

Opplysninger kan også være hentet via skolegang, sykehjemsopphold eller andre forhold som enkeltpersoner har eller har hatt med kommunen (arbeidsforhold, klientforhold, pasientforhold m.m.).

Opplysningene er innhentet uten samtykke jamfør personopplysningsloven § 9. Dette fordi kommunen har plikt etter arkivloven § 6 til å holde arkiv.

4.6 Hvilke rettigheter har den registrerte?

Du har rett til å få vite hvilke opplysninger Stavanger kommune behandler om deg, jamfør personopplysningsloven. Etter arkivformål skal opplysningene bevares for all framtid. De skal ikke slettes eller korrigeres, etter personopplysningsloven § 17.

4.7 Hvordan arkiveres og slettes opplysningene?

Opplysninger i arkiv skal i utgangspunktet bevares slik de er. Offentlige arkiv har ofte kulturell eller forskningsmessig verdi eller inneholder rettslig eller annen viktig dokumentasjon, og skal bevares og gjøres tilgjengelig for ettertiden.

Opplysningene bevares etter «Stavanger kommunes bevaring- og kassasjonsplan» som du kan finne på våre nettsider.

Dersom du likevel ber om korrigering i eller sletting av opplysninger om deg, blir henvendelsen din arkivert sammen med opplysningene. Du har mulighet til å klage på avslag om korrigering eller sletting.

4.8 Hvordan sikres opplysningene?

Alle brukere av sak- og arkivsystem har tilgang til å lese offentlige opplysninger, som for eksempel navn, adresse og fødsels- og personnummer. Kun de som har tjenestemessig behov for tilgang til personopplysninger som ikke er offentlige, kan se opplysningene i sak- og arkivsystemene i Stavanger kommune.

Systemet loggfører hvem som har lest eller redigert opplysninger.

4.9 Utleveres opplysningene til tredjeparter?

Gjennom kommunens elektroniske løsninger vil en del informasjon om deg kunne overføres til eksterne mottakere, som NAV, sykehus, Utdanningsdirektoratet osv. Ingen opplysninger blir utlevert fra arkivsystem til andre fagsystemer uten godkjent databehandleravtale.

5. Innsyn

Henvendelser om innsyn i personopplysninger kan rettes til Postmottak@​stavanger.kommune.no.

Du kan også sende brev til vår postadresse: Stavanger kommune, Postboks 8001, 4068 Stavanger.
Merk konvolutten med «innsyn i personopplysninger».

6. Personvernombud i Stavanger kommune

Vårt personvernombud er Roy Håland.
Du kan kontakte Roy via vårt sentralbord: 51 50 70 90 eller på e-post: Postmottak@stavanger.kommune.no

Les oversikt over personvernombudets oppgaver og ansvarsområder.