Kommunalstyret for administrasjon - reglement

Vedtatt av Stavanger bystyre i møte 28.09.2015, sak nr. 147/15. Justert i bystyrets møte 09.05.2016, sak 76/16

§ 1 Lovverk – saksbehandlingsregler
Når ikke annet er bestemt i medhold av lov, gjelder kommuneloven, forvaltningsloven, offentlighetsloven og andre lover for kommunens virksomhet. Kommunelovens kap. 6, saksbehandlingsregler i folkevalgte organer, gjelder for alle folkevalgte organer som er opprettet i medhold av kommuneloven og særlovgivning, med de presiseringer og tilleggsbestemmelser som er nødvendig.

§ 2 Valg
Administrasjonsstyret er opprettet i medhold av kommunelovens § 25 og består av sju medlemmer med varamedlemmer valgt av bystyret. Medlemmene bør utgå fra formannskapet. To medlemmer med varamedlemmer utpekt av de ansattes organisasjoner i henhold til hovedavtalens bestemmelser. De ansattes representanter velges av og blant de ansatte for to år av gangen.

Hovedsammenslutninger som ikke er representert i administrasjonsstyret gis observatørstatus med møte- og talerett med en representant hver.

De folkevalgte medlemmene i administrasjonsstyret utgjør kommunens lønnsutvalg.

Leder av kommunalstyret for administrasjon og lønn skal velges blant formannskapets medlemmer eller varamedlemmer. De ansattes representanter er medlemmer av administrasjonsstyret med de samme rettigheter og plikter som de folkevalgte medlemmene. Ansatte i Stavanger kommune bør ikke velges som arbeidsgiverrepresentanter. Opprykk og nyvalg foregår i samsvar med kommunelovens § 16. De ansattes representanter velges i henhold til hovedavtalens bestemmelser.

Leder av kommunalstyret for administrasjon og lønn skal være en av Stavanger kommunes representanter til KS- organ.

§ 3 Oppgaver
Administrasjonsstyret er kommunens fagorgan i personal-, organisasjons- og lønnssaker og utgjør det lovbestemte partssammensatte utvalget etter kommunelovens § 25. Styret behandler saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Administrasjonsstyret er også kommunens IKT-utvalg. Styret har ansvar for utarbeidelse av konkrete handlingsplaner for likestilling og evaluering av disse, jfr. hovedavtalen § 8. Styret skal ta initiativ til og arbeide for en målrettet utvikling av kommunens organisasjon. Utvalget skal videre medvirke til en målrettet kompetanse- og ledelsesutvikling, bidra til en videreutvikling av personaladministrative styringssystemer og til en styrking av kommunens bedriftskultur.

Lønnsstyret er kommunens fagorgan i saker som vedrører lønn og andre godtgjørelser for ansatte. Det er styrets ansvar å trekke opp kommunens lønnspolitikk slik at kommunen er sikret en tilfredsstillende stabil bemanning og rekruttering på de ulike nivå.

§ 3.1 Administrasjonsstyret avgjør:

Personalpolitiske strategier for kommunen som arbeidsgiver
Overordnede organisasjonsutviklingssaker
Større organisasjonsplaner for hele eller deler av et tjenesteområde som bryter med vedtatt organisering
Endringer i personalreglementet og andre reglement vedrørende arbeidsforhold
Planer og retningslinjer for digitalisering og bruk av informasjonsteknologi
Overordnede rammer for og planer for kompetansehevende tiltak
Andre sakskategorier der kommunens sentrale organer legger avgjørelsesmyndigheten til administrasjonsstyret
3.2 Lønnsutvalget styret avgjør:

Kommunens lønnspolitikk ved å fastlegge strategi og planer for lønnsfastsettelse, herunder ansvar for lokale lønnsforhandlinger som administrasjonen gjennomfører etter delegert myndighet
Lønnsplassering av stillingen som rådmann etter innstilling fra ordføreren
Andre sakskategorier der kommunens sentrale organer legger avgjørelsesmyndigheten til lønnsstyret
§ 4 Forberedelse av saker til styret
I enhver sak som forelegges styret skal det være utarbeidet en innstilling. Det skal kort og oversiktlig være redegjort for saken. Styrets leder kontrollerer at alle saker er forberedt slik som bestemt i første avsnitt, og ellers på forsvarlig måte i samsvar med lov, reglement og andre bindende bestemmelser.

§ 5 Innkalling
Administrasjonsstyret holder møte etter oppsatt plan, eller når lederen eller minst 1/3 av medlemmene krever det. Møteinnkalling med saksliste og forelegg skal sendes medlemmene, varamedlemmene og øvrige som ordføreren bestemmer med høvelig varsel.

§ 6 Forfall
Styrets medlemmer plikter å delta i styrets møter med mindre det foreligger gyldig forfall. Ved eventuelle forfall skal representanten melde fra til utvalgssekretær, som innkaller varamedlem.

§ 7 Adgang for andre til å delta i møtene
Rådmannen eller den han bemyndiger møter i styrets møte med tale- og forslagsrett. For øvrig vises til kommunelovens §§ 9.4 (ordførerens møterett) og § 23.3 (rådmannens møterett)

§ 8 Åpne møter
Styrets møter er åpne for publikum. Møtet skal lukkes når det foreligger lovbestemt taushetsplikt og kan vedtas lukket når hensynet til personvern eller tungtveiende offentlige interesser tilsier det». (jf. kommuneloven § 31).

§ 9 Åpning av møte
Styrets leder eller nestleder leder møter. Dersom begge disse har forfall, velges av og blant utvalgets politisk oppnevnte representanter en møteleder. Hvis flere – etter omvalg i henhold til kommunelovens § 38 nr. 1 - får samme stemmetall, avgjøres valget ved loddtrekning.

§ 10 Rekkefølge og form for behandling av sakene
Sakene behandles i den rekkefølge de er oppført i innkallelsen til møtet. Når særlige grunner foreligger, kan styret vedta en annen rekkefølge. Styret kan vedta å utsette behandling av en sak. Det kan også treffes vedtak i en sak som ikke er oppført på sakslisten, hvis ikke møteleder eller 1/3 av de møtende motsetter seg dette. Møteleder refererer sakene og viser til den innstilling som foreligger i hver sak. Er det til møtelederen kommet inn nye dokumenter i en sak etter at innstilling er avgitt, skal også disse gjøres kjent for styrets medlemmer.

§ 11 Ordning av debatten
Taleren skal rette sine ord til møteleder. Taleren skal holde seg nøye til den sak debatten gjelder. Fornærmelig eller uhøvelig språkbruk overfor forsamlingen eller andre må ikke finne sted. Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet med mindre det skjer for å håndheve gjeldende reglement, eller for å rette misforståelser fra talerens side.

§ 12 Avgrensing og avslutning av debatten. Replikkordskifte
Før behandling av en sak er påbegynt, og under debatten, kan styret etter forslag fra møteleder vedta at taletiden skal avgrenses. Dette gjelder så vel for innlegg som for replikker. I regelen kan et medlem ikke ha mer enn 2 innlegg i en sak. Et medlem kan ha en replikk til et innlegg.

§ 13 Forslag
Bare styrets medlemmer og varamedlemmer som deltar i møtet, kan sette frem forslag. Forslag skal leveres skriftlig og i undertegnet stand til møteleder. Møtelederen refererer forslaget.

§ 14 Forberedelse til avstemming. Avstemming
Når debatten er slutt, tas saken opp til avstemning. Gyldig avgjørelse kan bare treffes når minst halvparten av medlemmene har vært tilstede under forhandlingene og avgitt stemme i vedkommende sak. Forslagene avgjøres ved alminnelig stemmeflertall. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møtelederens stemme avgjørende.

§ 15 Stemmemåten
Avstemning kan gjennomføres på følgende måter: a) på møtelederens spørsmål ved stilltiende godkjenning når ingen uttaler seg mot forslag eller innstilling. b) ved at møtelederen oppfordrer de medlemmene som er mot et forslag til å gi stemmetegn. c) Ved sedler uten underskrift. Denne avstemningsmåte kan bare brukes ved valg og ved ansettelse, dersom noe medlem av styret krever det, jfr. kommunelovens § 35 nr.5.

§ 16 Anke
I saker hvor styret har avgjørelsesmyndighet, kan et mindretall på minst tre medlem kreve at vedtaket forelegges formannskapet. Slik anke må fremsettes i det møtet hvor vedtaket blir gjort.

§ 17 Spørsmål
Spørsmål bør skriftlig meddeles leder 1 dag før møtet, senest i møtets begynnelse. Spørsmål kan ikke forlanges besvart i samme møte.

Hvis spørsmål er stilt med 1 dags varsel, sendes dette ut til medlemmer og varamedlemmer.

Leder refererer spørsmålets ordlyd ved møtets begynnelse og spørsmålet blir å behandle etter de sakene som er ført opp på kartet.

Spørsmålet kan begrunnes og taletiden begrenses da til 3 minutter. Er ikke spørsmålsstilleren til stede, kan et annet medlem av styret ta opp spørsmålet. Hvis så ikke skjer, regnes spørsmålet som bortfalt.

Leder kan avgjøre om spørsmålet skal besvares av leder eller rådmann. Det er ikke anledning til debatt og det kan ikke fremmes forslag i forbindelse med spørsmål. Når spørsmålet er besvart, har spørreren lov til å stille et tilleggsspørsmål. Hvis leder finner at dette tilleggsspørsmålet har sammenheng med det opprinnelige spørsmålet, kan det besvares av leder eller rådmann.

§ 18 Interpellasjoner
Interpellasjoner må skriftlig meddeles leder og politisk sekretariat senest 7 dager før møtet. Leder avgjør om interpellasjonen skal besvares av leder eller rådmannen.

Interpellasjoner behandles i tråd med kommunelovens § 35. Det betyr at interpellasjoner settes på sakslisten, debatteres og vedtak treffes med alminnelig flertall.

Interpellasjonen må bare omhandle en sak og gjelde saker som naturlig hører inn under styrets virkeområde. Interpellasjonene skal ikke inneholde begrunnelse og kommentarer utover det som er nødvendig for å klargjøre interpellasjonen.

En interpellasjon gir mulighet for at flere enn spørrer og svarer kan ta ordet, og at det kan framsettes forslag i forbindelse med interpellasjonen.

Interpellasjoner skal behandles etter de saker som er ført opp på kartet.

Representanten som har anmeldt interpellasjonen har inntil 3 minutter til å begrunne interpellasjonen. For svarer er taletiden inntil 5 minutter. For styrets øvrige representanter som deltar i ordskiftet, er taletiden begrenset til 2 minutter. En interpellasjonsdebatt må ikke vare lenger enn 30 minutter per interpellasjon om styret ikke gjør annet vedtak i hvert tilfelle.

I saker hvor styret har avgjørelsesmyndighet, kan et mindretall på minst tre medlemmer kreve at vedtaket forelegges formannskapet. Slik anke må fremsettes i det møtet hvor vedtaket blir gjort.

Interpellasjoner som ikke styret rekker å behandle, overføres til neste møte om ikke den som har fremmet interpellasjonen aktivt trekker den.

§ 19 Adgang til møtesalen
Media og publikum har adgang til tilviste plasser.

§ 20 Sekretariat – Møtebok
Avdeling politisk sekretariat ivaretar sekretærfunksjonen for styret og fører protokoll.

Begrunnelse for stemmegivning, kan ikke forlanges. Forutsetning for stemmegivning har man krav på å få tilført møteboken.

Protokollen fremlegges som første sak på neste møte til godkjenning.

§ 21 Arkivering
Arkivering av saksdokumenter og møtebok skal være iht. arkivloven og Stavanger kommunens arkivreglement for utvalgssaker.

§ 22 Godtgjøring
Godtgjøring tilstås etter reglene for folkevalgtes arbeidsvilkår.