Arrangementhåndbok for utendørs arrangement i Stavanger kommune
1. Forberedende fase
2. Oppstartsak
3. Medvirkning og planarbeid
4. Førstegangsbehandling
5. Høring
6. Planbearbeiding
7. Endelig behandling
8. Vedtatt
Innledning
Stavanger har et rikt arrangementstilbud og innbyggerne setter pris på felles opplevelser. Arrangementer gir ny kunnskap, bekjentskaper og erfaringer. De utfyller hverdagen og skaper tilhørighet.
Som kommune har vi forventninger til arrangørene, men vi er også her for å støtte dem i arbeidet med å møte nye krav og forventninger.
Formål
Arrangementshåndboken skal beskrive hvilke krav og forventninger Stavanger kommune har til arrangører.
Den skal også sikre likebehandling av arrangører.
Arrangementshåndboken skal bidra til at vi kan ha mange ulike arrangementer i alle deler av kommunen og samtidig sikre at disse blir gjennomført på en forsvarlig, sikker og bærekraftig måte.
Hvem gjelder arrangementshåndboken for
Alle typer arrangementer som foregår utendørs i Stavanger kommune. Store og små, politiske markeringer, idrettsarrangement, store folkefester og små familiearrangement.
Definisjon
Med arrangement menes aktivitet som er av underholdningsmessig, kunstnerisk, politisk eller kommersiell art, over et på forhånd avtalt og begrenset tidsrom og areal. Det må søkes om tillatelse for hver gang arrangementet finner sted.
Søknadsprosess
Alle som skal benytte offentlig grunn til et arrangement må søke Stavanger kommune om arealtillatelse.
Før det søkes om tillatelse til et arrangement, er det viktig å definere hvilken type arrangement det søkes tillatelse til. Hvilke krav kommunen stiller til arrangør vurderes ut ifra forventet publikumspotensial, beliggenhet, publikumsprofil, grad av stengning av trafikkarealer osv. Krav til sikkerhetstiltak/prosedyrer vil bli vurdert i hvert enkelt tilfelle.
For søknadsprosessen har vi valgt å dele arrangementene inn i tre kategorier. Under hver kategori står det oppført hvilke krav det stilles til arrangør.
Planlegger du et utendørs arrangement i Stavanger, så ta kontakt med kommunen så raskt som mulig. Det er viktig å være ute i god tid både for å få reservert arenaen, men også for at nødetater, kollektivselskapet og andre berørte skal ha mulighet til å planlegge.
Trenger du et møte for å avklare bruk av kommunale areal? Ta kontakt med post.arrangement@stavanger.kommune.no.
Kategori A
Mindre arrangement i Byparken, Hverdagsscenen på Torget, bydelsarrangementer, kor/korps, teater/dansegrupper, band mv.
Bruk av offentlig areal til å lande og lette droner faller også inn under denne kategorien og må søkes om.
Fremgangsmåte for denne type arrangement:
· Arrangør sender inn forenklet søknadskjema.
· Avklarer om arealet er ledig.
· Sjekkliste for bærekraftige arrangement (dersom det er hensiktsmessig).
Dersom arrangør skal benytte telt eller andre installasjoner må det sendes inn et kart som viser størrelse og plassering av disse.
Stavanger kommune utarbeider arealtillatelse med eventuelle krav/merknader som sendes arrangør med kopi til berørte forvaltningsorganer/myndighetsetater.
Kategori B
Arrangement med moderat publikumspotensial som for eksempel julemarked, foodtruckfestival, minikonserter og andre arrangementer i Byparken, på Torget, Nytorget, Geoparken, friområder mv.
Ved arrangement hvor det forventes et moderat publikumspotensial og som ikke krever spesiell tilrettelegging utover allerede eksisterende fasiliteter brukes samme prosedyre som for A, med tilleggsopplysninger:
· Arealplan, (Kart med inntegnede installasjoner/utrykningstraseer mv.)
· Renholds- og avfallsplan
· Vakthold
· Sanitet
· Risikovurdering med tiltak
· Sjekkliste for bærekraftige arrangement.
Stavanger kommune utarbeider arealtillatelse med eventuelle krav/merknader som sendes arrangør med kopi til berørte forvaltningsorganer/myndighetsetater.
Kategori C
Større arrangement som for eksempel konserter, festivaler og idrettsarrangement.
Under denne kategorien er det krav om fullstendig søknad.
Fremgangsmåte for denne type arrangement
Før man lager en fullstendig søknad må man ta kontakt med Stavanger kommune for å få avklart om arealet er ledig, og egnet for deres formål.
Arrangør sender en kort søknad om arealreservasjon inkludert riggetider.
Arrangør må i tillegg sende egen søknad om arrangementstillatelse til politiet.
Saksbehandler i Stavanger kommune sender så raskt som mulig svar som inneholder enten avslag på bruk av areal, eller bekreftelse på arealreservasjon, med krav om fullstendig søknad.
Fullstendig søknad skal inneholde:
1. Opplysninger om arrangør: Organisasjonsnummer, ansvarshavende, organisasjonsplan
2. Beskrivelse av arrangement: datoer, kulturelt innhold, matservering, alkoholservering og aldersgrense og arrangementets åpningstid.
3. Areal
Detaljert arealplan/kart som bl.a. viser utrykningstraseer, sceneplassering, publikumssoner, sanitet, telt, toaletter etc.
Beskrivelse av byggverk og installasjoner. (Scener, telt, energiforsyning, toaletter/avløp etc.)
Metode for festeanordninger/ sikring av byggverk og installasjoner
4. Produksjonsplan
Inkludert riggetider
Renhold/renovasjonsplan
Stengningsperiode inkl. opp/nedrigg.
Tilbakelevering/overtakelse av areal.
5. Sikkerhet
Sikkerhetsplanverket skal inneholde:
Beskrivelse av organiseringen av sikkerhetsarbeidet
Risikovurdering med tiltak
Beredskapsplan
HMS- plan
6. Sjekkliste for bærekraftige arrangement.
7. Beskrivelse av tiltak for universell utforming
8. Kommunikasjon
9. Spesielle forhold (Pyro, gass)
10. Trafikk (Vegstenging/trafikkdirigering/skiltplaner/parkeringsarealer, tiltak for el-sparkesykler mv.)
Stavanger kommune vurderer i samarbeid med nødetatene om det skal avholdes myndighetsmøte i forbindelse med arrangementet.
Myndighetsmøte avholdes senest 1 måned før gjennomføringen.
Stavanger kommune innkaller arrangør og berørte forvaltningsorganer/myndighetsetater for å få avklart eventuelle mangler, alternative løsningsforslag, pålegg om ekstra tiltak, endring av rammebetingelser mv.
Store byfester og utendørsarrangementer som krever omfattende stenging av trafikkarealer og med stort publikumspotensial krever tilrettelegging som omfatter tiltak hvor flere forvaltningsorganer/myndighetsetater må involveres (Tall Ships Race/Gladmatfestivalen/ONS mv.).
I slike tilfeller kan det etableres arbeidsgrupper, som gjennom sin rådgivende og utøvende funksjon kan gjøre store endringer på en smidig måte. Det må eksempelvis lages egne skilt/trafikkplaner, kaiarealer må klareres med havnemyndigheter, parkeringsarealer må frikjøpes mv.
Stavanger kommune utarbeider arealtillatelse med eventuelle krav/merknader som sendes arrangør med kopi til berørte forvaltningsorganer/myndighetsetater.
1-2 måneder etter arrangementet er avviklet, kan Stavanger kommune be arrangør sende evalueringsrapport, eventuelt kombinert med et evalueringsmøte.
Dersom det har vært avvik i forhold til planer og tillatelser skal dette beskrives i evalueringsrapporten.
Andre søknader
Arrangør har selv ansvar for å søke andre tillatelser som kan være nødvendige
- Serverings-, salgs- og skjenkebevillinger | Stavanger kommune
- Meldinger - Rogaland brann og redning IKS
- Arrangement langs veg | Statens vegvesen
- Byggesøknad Stavanger kommune
- Forside - Stavangerregionen Havn IKS
Veileder for sikkerhet ved store arrangementer
Bruk av byrom og friområder
Stavanger har mange byrom, friområder og parker som brukes til store og små arrangement. I tillegg til at dette er fantastiske arenaer som skaper unike arrangementer, får vi også muligheten til å vise frem byen og kommunen på en positiv måte.
Leie og lån av arenaer
Det er viktig for arrangører å ha forutsigbarhet og stabilitet derfor er det mulig å inngå flerårige leieavtaler for å et arrangement på offentlig grunn. En flerårig avtale kan inngås under forutsetning av at det er det samme konseptet på samme arena. Dersom arrangementer endrer karakter i stor grad eller man ønsker å benytte en annen arena faller avtalen bort.
Det forutsettes også at arrangør søker for hvert arrangement og arealet kan ikke tas i bruk før det foreligger en arealtillatelse og endelig godkjenning.
Priser for leie av utendørs areal
Kommersielle aktører skal betale leie for bruk av kommunale areal.
|
Alle arrangement med salg/sponsor/kommersielt |
Pris per dag |
|
Hele Torget |
Kr.20.000 |
|
Riggsats hele Torget |
Kr.15.000 |
|
Halve Torget |
Kr.10.000 |
|
Riggsats halve Torget |
Kr.7500 |
|
Hverdagsscenen på Torget |
Kr.5000 |
|
Riggsats Hverdagsscenen på Torget |
Kr.3750 |
|
Domkirkeplassen, Kjeringholmen og Arneageren |
Kr.10.000 |
|
Riggsats Domkirkeplassen, Kjeringholmen og Arneageren |
Kr.7500 |
|
Øvrige byrom og friområder |
Kr.5000 |
|
Riggsats øvrige byrom og friområder |
Kr.3750 |
|
Tillegg for arrangement med billettsalg |
Kr.10 per solgte billett |
Arrangører kan søke om fritak for leie dersom det ikke er billettsalg og/eller arrangementet er åpent for alle. Søknad om fritak for leie sendes sammen med arealsøknaden.
Stavanger kommune skal gjøre helhetlige vurderinger av arrangementene, der offentlige tilskudd på den ene siden ikke skal spises opp av pålagte kostnader på den andre.
Hensyn til naboer og andre brukere
Det er mange ulike mennesker som bruker kommunale områder og mange hensyn som må tas. Arrangør skal ivareta andre næringsdrivende, kunder og folk som bor eller jobber i området. Arrangør skal ta hensyn til naboer under rigging, gjennomføring og nedrigging. Hvilke informasjonstiltak som kreves kan du lese mer om under avsnittet om kommunikasjon.
I friområder er det viktig at publikum ikke blir stengt ute fra området lenger enn nødvendig. Friområdene er viktige rekreasjonsområdet for byens befolkning.
På samme tid som arrangør skal ivareta sikkerheten i forbindelse med opp og nedrigg så skal publikums behov for tilgang til områdene ivaretas.
Tilrettelegge uterom for arrangement
I forbindelse med arrangementer kan det være behov for tilrettelegging som for eksempel å fjerne pullerter, benker, skilt, sviller eller annet.
Det er Stavanger kommune som skal utføre dette arbeidet etter avtale med arrangør.
I god til før riggstart skal arrangør og kommunen sammen lage en oversikt over hva som skal fjernes når og dato for når det skal settes på plass.
Det er arrangør som har ansvar for å dekke kostandene for arbeidet.
Lydreglement
Alle som skal arrangere noe utendørs skal forholde seg til «Lydreglement for utendørs arrangement i Stavanger kommune».
Avfallshåndtering og rydding
Store arrangementer fører ofte til store mengder søppel og avfall.
God avfallshåndtering er viktig for både sikkerhet og trivsel, men også for å forebygge skadedyr.
Det er arrangøren som har ansvar for avfallshåndtering og at området blir ryddet.
Arrangementer fra kategori B skal vurdere om det er nødvendig med egen avfallshåndtering. Kommunen kan pålegge en arrangør å leie inn ekstra søppeldunker.
Dersom arrangementet foregår i Stavanger sentrum, skal dunkene som benyttes være låsbare og brannsikre.
Toaletter
Arrangementer fra kategori B skal ha egne toaletter for publikum. Unntaket kan være at arrangementet er kortvarig eller at det er offentlige toaletter tilgjengelig i området.
Stavanger kommune kan pålegge arrangør å sette opp et tilstrekkelig antall toaletter.
Veileder for sikkerhet ved store arrangementer inneholder en mal for utregning av hvor mange toalett som anbefales.
Ved arrangementer hvor det serveres alkohol vil det være behov for flere toaletter enn ved arrangementer uten.
Salg av mat
Ved salg av mat under arrangementet anbefales det å gi beskjed til Mattilsynet. Dersom det er du som arrangør som er ansvarlig for salget er du pliktig å registrere virksomheten.
Meld fra/registrer deg hos Mattilsynet for salg av mat
Unntak er foreninger eller lignende som selger frukt og grønt, kaker, pølser, is, brus, steker vafler eller eksempelvis griller ferdigtilberedte hamburgere, ved et kortvarig lokalt arrangement.
Friområder
Når man benytter friområder og parker som arena for arrangement er det også en plikt å ivareta naturen.
For store arrangementer som gjennomføres i parker og friområder må arrangør utarbeide en marksikringsplan.
Dette er beskrevet i Krav til arrangører i forbindelse med bruk av parker og friområder.
Statlig sikrede friluftsområder
Noen av våre friområder er statlig sikrede friluftsområder. Det betyr at dersom deler eller hele området, for eksempel Vaulen, skal bli brukt til noe annet enn friluftslivsformål så må Stavanger kommune søke Rogaland fylkeskommune om en midlertidig omdisponering.
Her kan du lese mer om retningslinjene: Omdisponering i statlig sikrede friluftslivsområder - miljodirektoratet.no
Opp og nedrigg
Tidsrommet arrangør setter for opp- og nedrigg skal stå i søknaden, samt når området skal være ferdig ryddet. Dersom man har behov for å stenge området helt, må dette beskrives i en detaljert riggplan.
Områdeansvarlig/areanansvarlig skal følge hele prosessen. Gjelder til oppryddingen er ferdig, og området er tilbakelevert til Stavanger kommune.
Riggetidene skal foregå innenfor tidsrommet mellom klokken 06-23, men kan diskuteres i samråd med kommunen. Rigging på natt bør unngås. Dersom det ikke kan unngås stilles det krav til nabovarsling innen rimelig tid og at det ikke skal være rigging som fører til mye støy på nattestid. Det vurderes i hvert enkelt tilfelle hvilken belastning arbeidet påfører naboer i området.
Skadeansvar
Det er arrangør som er ansvarlig dersom det oppstår skader på areal, installasjoner, trær eller grøntareal. Kostnader knyttet til reparasjoner av dette belastes arrangør.
- Skader på trær skal erstattes i henhold til Norsk Standard for verdivurdering av trær NS3846.
Skader på kommunale grøntområder skal utbedres i henhold til kommunens Norm for utomhusanlegg.
Sikkerhet
Et godt arrangement er et sikkert arrangement og det skal føles trygt for publikum.
Det er arrangør som har ansvar for at arrangementet kan gjennomføres på en trygg og sikker måte.
I planleggingen er det viktig at arrangør har god dialog med nødetater og kommune for at alle skal være best mulig forberedt.
Gi beskjed til Stavanger kommune så snart du vet når ditt arrangement skal gjennomføres slik at planleggingen kan starte for alle.
Når du skal planlegge sikkerheten er det fire spørsmål du bør stille:
Hva kan gå galt?
Hva kan vi gjøre for å unngå det?
Hva gjør vi hvis det likevel skjer?
Hvis noe inntreffer, hvem gjør hva?
Vi anbefaler alle arrangører å gjøre seg kjent med denne: Veileder for sikkerhet ved store arrangementer
Sikkerhetsplanverk
Et sikkerhetsplanverket skal beskrive hvordan arrangøren planlegger, gjennomfører og evaluerer sikkerheten for arrangementet.
Dette planverket kan inneholde mange ulike dokumenter, men skal inneholde følgende som et minimum for kategori C:
· Risikovurdering
· HMS-plan
· Beredskapsplan
Risikovurdering
I dette arbeidet skal dere vurdere hva kan gå galt før, under og etter arrangementet. Her bør ulike fagområder og avdelinger delta fra arrangementsorganisasjonen.
I en risikovurdering skal det foretas en systematisk vurdering av potensielle risikoer og hvordan risikoen kan reduseres eller elimineres. Den skal også inneholde beskrivelse av tiltak.
En risikovurdering er en prosess som krever levende dokumenter og jevnlig oppdatering i takt med planleggingen.
Vedlagt ligger mal for risikovurdering.
Helse, miljø og sikkerhet (HMS)
HMS handler om å forebygge uønskede hendelser. En HMS-plan er kort sagt en planlegging av HMS-arbeidet, og har som formål å skape et trygt og forsvarlig arbeidsmiljø for alle som er involverte.
Ifølge arbeidsmiljøloven § 3-1 har alle arbeidsgivere plikt til å utføre "systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten". Arbeidsmiljøloven gjelder for ansatte og frivillige som jobber på arrangementer, men har også indirekte betydning for publikums sikkerhet. Den pålegger arrangører å forebygge risiko for skader.
Lov om kontroll med produkter og forbrukertjenester (produktkontrolloven) - Lovdata §1-3 skal sikre at arrangementer ikke medfører helseskade eller miljøskade.
Arrangører må ta hensyn til sikkerhet ved f.eks. sceneoppsett, boder og utstyr.
Beredskapsplan
For at du som arrangør skal være godt forberedt på å håndtere ulykker og hendelser, skal det lages en beredskapsplan.
Det viktigste i en beredskapsplan er beskrivelse av hvem som gjør hva i ulike hendelser, og hvordan det skal gjøres.
Følgende skal være en del av beredskapsplan:
· Roller og ansvar
· Brannberedskap
· Sanitet og helseberedskap
· Evakuering
· Kommunikasjon/krisekommunikasjon
· Show-stop rutiner
Arrangøren har ansvar for håndtering av en krisesituasjon inntil offentlig myndighet er på stedet, oftest politiet. De skal videre håndtere krisen, men forholde seg til beskjeder gitt fra politiet.
Arealplan
En arealplan skal inneholde kart som viser alle midlertidige bygg og infrastruktur:
· utrykningstraseer
· sceneplassering
· foodtrucker
· publikumssoner
· Sanitet/førstehjelp
· telt
· toaletter etc.
· inn- og utganger
· plassering av gass, aggregat og eventuelt annet som er brannfarlig.
· Tiltak for universell utforming
Arealplanen skal også beskrive metode for festeanordninger/ sikring av byggverk og installasjoner og midlertidige konstruksjoner.
Akutt helseberedskap i Stavanger kommune
Stavanger kommune har en plikt til å opprettholde akutt helseberedskap og Stavanger legevakt tilbyr akuttmedisinsk hjelp til innbyggere i Stavanger og omegn når fastlegen ikke er tilgjengelig.
Dersom ditt arrangement kan påvirke legevaktens tjeneste og beredskap må dette komme tydelig frem i søknaden og det vil vær viktig å samarbeide med kommunen om hvilke tiltak du som arrangør må iverksette.
Byggherreforskriften
En arrangør er bundet av Byggherreforskriften ved:
· Oppføring, ombygging eller rivning av bygg
- Montering av større midlertidige konstruksjoner (tribuner, scener, telt, broer, plattformer)
- Grunnarbeid, gravearbeid eller infrastrukturtiltak
- Bruk av tunge maskiner eller stillas
Dersom arrangementet kun omfatter mindre oppsetting av utstyr (høyttalere, lys, stands uten byggetekniske tiltak) eller gjennomføres i allerede godkjente bygg uten konstruksjonsendringer er man ikke bundet av forskriften.
Inn- og utslipp
Det er nødvendig med gode rutiner for inn- og utslipp på store arrangementer.
I søknaden skal rutiner for inn- og utslipp beskrives.
I veileder for sikkerhet på store arrangement finner man beskrivelse for hvordan inn- og utslipp og skal dimensjoneres.
Spesielle forhold
Pyro på scenen er søknadspliktig til brannvesenet, fyrverkeri er søknadspliktig til politiet og meldepliktig til brannvesenet. I tillegg skal kommunen godkjenne dette som grunneier.
Skjema:
Rogaland brann og redning IKS - Melding om oppskyting av fyrverkeri
Publikum og kapasitet
Det er avgjørende for gjennomføringen av et stort arrangement og sikkerheten at publikumskapasiteten beregnes riktig.
I Veileder for sikkerhet på store arrangement er det beskrivelse av hvordan man går frem for å beregne denne.
I tillegg til å vite hvor mange det er kapasitet til så er det også viktig for en arrangør å vite hvem publikum er, altså publikumsprofil. Forstår man publikum, forstår man risikoen.
Det er avgjørende også for nødetatene å vite antall publikum og hvem de er.
Stavanger kommune kan kreve at arrangør justerer ned publikumskapasiteten ved et arrangement dersom det ikke er godt nok begrunnet og riktige tiltak ikke er satt inn.
I tillegg vi
l kommunen i samarbeid med nødetatene ta en vurdering av arrangementet sett i sammenheng med andre store arrangement i regionen.
Artistprofil
Artistprofilen på de ulike artistene spiller også en rolle for sikkerhetsarbeidet og bør være en del av risikovurderingen.
Hver artist har et eget publikum, uttrykk og gjennomføringsform, som kan påvirke:
- Publikumssammensetning (alder, rusnivå, adferd)
- Publikumstetthet og bevegelse foran scenen
- Tekniske og sikkerhetsmessige krav (pyro, lys, høy lyd, spesialeffekter)
- Mulige hendelser (crowdsurfing, moshpit, høy energi osv.)
Vær og vind
Mye vind, store nedbørsmengder og varme er forhold som påvirker arrangementet. Hvordan ulike værsenario skal håndteres må tas med i risikovurderingen og sikkerhetsarbeidet.
Koordineringspunkt
Ved avvikling av store arrangement/festivaler krever Stavanger kommune som grunneier at det etableres Koordineringspunkt (KO).
Organisering av KO skal ta utgangspunkt i samvirkeprinsippet og skal være til disposisjon og bemannes med personell fra brann og helse. Tilstedeværelse fra politi avklares i arrangementstillatelsen fra politiet.
Samvirkeprinsippet betyr at de ulike aktørene i KO har et felles ansvar for å sikre best mulig samordning og samarbeid i håndtering av uønskede hendelser. Dette gjelder både før, under og etter en hendelse.
Et krav om KO skal avgjøres i samarbeid med arrangør, nødetater og Stavanger kommune og i så god tid at tiltaket kan implementeres i arrangørens sikkerhetsarbeid.
Det er arrangør som må dekke kostnaden for bemanningen til nødetatene i KO.
Vakthold
Det er arrangør som har ansvar for sikkerheten både når det gjelder publikum, ansatte og materielle ting og for å ivareta dette trengs det vakthold.
Hvor mye vakthold det er behov for skal komme frem i risikovurderingen.
Også mindre arrangement skal vurdere behovet for vakthold. Dette gjelder spesielt arrangement som har telt, boder eller lignende på et areal over flere dager.
Lov om vaktvirksomhet (vaktvirksomhetsloven) - Lovdata
Sanitet
For store arrangement vil det være nødvendig å ha sanitetsberedskap under gjennomføringen, men det skal også vurderes for arrangementer fra kategori B.
Om det er behov for sanitet eller ikke skal komme frem i risikovurderingen.
Fremgangsmåte for å finne riktig antall sanitetsmannskap finnes i Veileder for sikkerhet på store arrangement.
Sikkerhet under politiske markeringer
Politiske markeringer og demonstrasjoner er viktige for å ivareta demokratiet og ytringsfriheten.
Alle politiske markeringer skal meldes ifra om til politiet.
Sammen med politi og Stavanger kommune blir man enige om hvilke tiltak som må iverksettes for å ivareta sikkerheten.
Ved demonstrasjonstog skal både politi og kommune være med å planlegge ruten slik at fremkommeligheten for kollektivtrafikk og nødetater blir ivaretatt. Trafikksikkerheten både for de som går i tog og publikum ellers skal også ivaretas.
Bærekraftige arrangementer
Stavanger kommune har ambisiøse klima- og miljømål og arrangementer skal gjennomføres i tråd med disse.
Arrangørene må ta ansvar for å bidra til å redusere negative klima-, natur og miljøavtrykk fra transport, energi- og materialbruk, forurensing og avfallshåndtering
Bærekraft handler ikke kun om klima og miljø, men også om sosial bærekraft.
Arrangementer bidrar til å skape møteplasser for mennesker og er viktig for å motvirke utenforskap. Arrangementer kan bidra til sosial bærekraft ved å fremme felleskap og deltakelsen uavhengig av alder, funksjonsevne, kjønn, kultur, økonomi eller sosial bakgrunn.
Alle arrangører fra og med kategori B skal gjennomføre en sjekkliste for bærekraftige arrangementer.
Denne skal være en del av søknaden og skal benyttes som dokumentasjon for hvordan man jobber med klima og bærekraft.
Miljøledelse
En bærekraftig gjennomføring av et arrangement starter med god ledelse.
For store arrangementer (fra kategori C) kan det være hensiktsmessig å ha en miljøhandlingsplan.
En handlingsplan bør omhandle tema som beskrevet i veilederen under.
Veileder for bærekraftige arrangement
Sertifiseringsordninger og kriterier for «grønne» arrangement
Ved å gjennomføre en sertifiseringsordning går man gjennom driften og får satt fokus på hvordan man kan gjennomføre arrangementet på en mer bærekraftig måte.
- Om miljøgodkjent arrangement — FEE Norway
- Miljøfyrtårn – eksempel: Øya tar grep i kampen mot plast: fra bruk og kast – til bruk og vask! | Stiftelsen Miljøfyrtårn (miljofyrtarn.no)
- Bli Grøn Festival — Grøn Festival (gronfestival.no)
Energibruk og strøm
Vær bevisst på eget energiforbruk og velg de minst energikrevende løsninger hvor det er mulig.
Velg gjerne arena hvor det er tilgjengelig strøm eller velg miljøvennlige aggregat hvis det er mulig.
Transport
For å kutte utslipp er det nødvendig å kutte transport knyttet til både personbiler og transport av utsyr og varer.
· Legg til rette for at publikum kan bruke sykkel, el sparkesykkel eller gå til og fra arrangementet.
· Informer om hvordan publikum kan komme til ditt arrangement med kollektiv.
· Velg lokal leverandører av scene, telt, toaletter osv der det er mulig. På den måten reduserer du transportbehovet.
Stavanger kommune kan bidra med å legge til rette for sykkelparkering og el-sparkesykkel (se avsnitt under trafikk).
Mindre forurensing og forsøpling
Et av de viktigste grepene arrangører kan gjøre er å minimere avfallet og hvis dere kan unngå å produsere avfall er det aller best.
· Skal dere trykke opp bannere, flagg eller annet så unngå datoer slik at dette kan benyttes i flere år.
· Kvaliteten på det dere trykker opp vil også ha noe å si for om gjenbruk. Tenk også på dette når dere kjøper inn klær til frivillige og ansatte. Dårlig kvalitet på t-skorter bidrar til at de ikke gjenbrukes, men kastes.
· Unngå “giveaways” i plast eller gjenstander som ikke har en bestemt hensikt.
· Oppfordre publikum til å ta med regntøy i stedet for å dele ut plastkapper.
· Tilby at man kan fylle opp vannflasker i stedet for engangs plastflasker
· Ta en avgift på plastglass for å minske antallet.
Selv om dere iverksetter alle disse tiltakene, vil det likevel bli søppel.
Gjør en vurdering av om dere kan sortere avfallet både i publikumsområdene og i forhold til produksjon, inkludert mat.
Diskuter med renovasjonsselskapet om hvordan dette kan løses.
Her finner dere gode råd og tips om sortering:
· Vi sørger for innsamling og gjenvinning av emballasje - Grønt Punkt Norge
Mat og drikke
Unngå matsvinn.
Velg økologisk mat der det er mulig.
Velg lokalproduserte produkter der det er mulig.
Sosial bærekraft
Det er flere tiltak du som arrangør kan gjøre for å styrke sosial bærekraft:
· Billettpriser og tilgjengelighet: Rabatterte billetter for ungdom / lavinntekt, gratis arrangementer for barn.
· Trygge møteplasser: Egne familieområder, rolige soner, trygge soner uten alkohol
· Antivold og trakassering: Nulltoleranse-policy, synlige vakter, trygge kontaktpunkter for hjelp
· Kjønnsbalanse og mangfold: Variert program, inkludering av lokale artister og ulike kulturer
Kapittelet Tilgjengelighet for alle beskriver tiltak for hvordan arrangør kan tilrettelegge for at alle kan delta.
Gode råd og tips
- · Grønn arrangementsstandard: Grønn arrangementsstandard - Norske Kulturarrangører
- Grønt veikart for kunst- og kultursektoren
Tilgjengelighet for alle
Arenaene skal i så stor grad som mulig være tilrettelagt for at alle kan delta. Tilgjengelighet knytter seg til flere funksjonsnedsettelser, som bl.a. syn, hørsel og bevegelighet.
God tilgjengelighet handler om inkludering, holdningsendring, kompetanseheving, organisasjonsutvikling og omdømmebygging. FNs konvensjon om rettighetene til personer med nedsatt funksjonsevne skal bidra til at også personer med nedsatt funksjonsevne ikke blir ekskludert, men får tilgang til alle områder i samfunnet, også arrangementer.
Det handler ikke kun om arrangementsområder, innganger og utganger, tilskuerplasser,
nødutganger, ramper, toaletter, matserving, parkeringsplasser og lignende, men også om tilrettelagt informasjon, evakueringsrutiner osv. for alle.
Veileder for arrangement som er tilgjengelig for alle
Alle arrangementer og arenaer er forskjellige, og muligheten for tilgjengelighet vil også variere. For at arrangementene skal være mest mulig tilrettelagt for alle kan denne veilederen brukes som en sjekkliste for ditt arrangement.
Billetter
Det bør være muligheter for å bestille billetter og ledsagerbillett på nett. I tillegg må det være informasjon på nettsiden om arrangør godtar ledsagerbevis.
Informasjon
Informasjon om hvordan arenaen er tilrettelagt skal ligge på nettsiden til arrangør. Denne bør inneholde hvilke områder som er tilgjengelig for alle og hvilke som ikke er det. Dersom arrangør trykker opp informasjonsmateriell bør den samme informasjonen ligge der.
Et arenakart som viser den samme informasjon bør også være tilgjengelig
Arrangørens digitale løsninger bør følge prinsipper for klarspråk og digitale løsninger slik at innholdet blir tilgjengelig for alle.
Nettsiden skal være universelt utformet og ha responsivt design (lovpålagt fra og med 01.01.2021).
Det skal være lett tilgjengelig kontaktinformasjon til arrangør på nettsiden.
Utforming av området
HC-løsninger bør virke inkluderende og sømløst så langt som mulig (ikke neonfargede ramper). Trinnfrie uteområder med minst mulig stigning og trinnfri adgang til arrangementene, lokalene, scenen, tribunen, serveringsstedene osv gjør områdene mer tilgjengelige.
HC toaletter skal være merket av på arenakartet og det må være informasjon på nettsiden om at dette er tilgjengelig.
Toalettene må være rene og ryddig, lett tilgjengelig og trinnfrie for rullestolbrukere.
Skilter og annen merking skal være lett å lese og oppfatte og de skal være synlige for både stående og sittende. Alle hindringer på området må også være godt merket.
Parkering
Det bør settes av HC-parkering nær hovedinngang, maks 50 meter fra hovedinngangen.
Evakuering
Evakueringsrutiner skal ivareta alle personer på arrangementet, inkludert personer med funksjonsnedsettelser.
Informasjon, varsel og rømningsveier skal være utformet slik at alle kan oppfatte og følge dem trygt og effektivt.
For flere råd: Opparbeidet uteareal - universell utforming
Kommunikasjon
Ved store og små arrangement blir naboer og brukere av områdene berørte.
God kommunikasjon i forkant er viktig for godt samarbeid med naboer og næringsliv som blir berørt av arrangement.
Det skal informeres om hva som er konsekvensene for publikum/naboer. Kan man i tillegg informere om alternativer dersom f.eks turveier stenges så er det veldig bra.
Tidlig og tydelig informasjon er spesielt viktig når nye områder tas i bruk til arrangement.
De ulike arrangørene har ulike måter å håndtere dette på; nabovarsler, møter, informasjon på nettsidene osv.
En arrangør i kategori C skal ha informasjon på sin nettside som henviser til naboer og brukere av området.
Dette skal inneholde:
· Dato og tidspunkt for arrangement
· Riggetider og når området vil være stengt for publikum
· Tidspunkt for lydprøver
· Informasjon om konsekvenser for trafikken i området
· Informasjon om eventuelt nattarbeid
· Eventuelt andre ting som konsekvenser for området og naboene
· Kontaktinfo til arrangør
I tillegg skal naboer som blir berørte ha nabovarsel.
Hvor lenge i forkant av et arrangement naboer/publikum skal informeres kommer an på størrelse, type arrangement, målgruppe, når på året (ta hensyn til ferie, høytidsdager osv), men nabovarsel skal ikke sendes ut senere enn 1 uker før riggstart.
Stavanger kommune kan også informere via sine kanaler når infrastruktur, trafikk berøres eller et friområde blir utilgjengelig
Offentlige arrangementer bør også vurdere hvordan de skal nå ut til alle befolkningsgrupper.
Trafikk
En del arrangementer får konsekvenser for trafikken. I noen tilfeller må man stenge for biltrafikk, i andre tilfeller medfører det køer og trafikkork.
Hvilke konsekvenser det kan få for nødetater, kollektivtrafikk, privatbiler, syklister og gående må dette avklares så tidlig som mulig.
Dersom arrangementet medfører at store deler av kollektivtrafikken blir berørt skal alternative lokasjoner vurderes av Stavanger kommune.
Veieier
Først må man finne ut om veiene som blir berørte er kommunale eller angående fylkes- og riksveier
Alle henvendelser angående fylkes- og riksveier skal rettes Søk om arrangement på vei eller bane | Statens vegvesen
For alle kommunale veier følges fremgangsmåten under.
Arbeidsvarslingplan/midlertidig skiltvedtak
I de tilfellene trafikken påvirkes eller man må stenge en gate, fortau eller sykkelvei må arrangør søke om å tillatelse om midlertidig skilting i en arbeidsvarsling. For mer informasjon og søknadskjema: Midlertidig trafikkskilt | Stavanger kommune
Arbeidsvarslingsplan: Plan som viser hvordan vegarbeidet skal varsles og sikres ut i fra en risikovurdering. Planen skal inneholde en lett forståelig skisse eller kart, og kan suppleres med etappeplaner og spesielle bestemmelser. Arbeidsvarslingsplanen kan deles i en skiltplan for varsling og sikringsplan.
Søker må ha gjennomført arbeidsvarslingskurs nivå 2 og søknaden skal inneholde en skilt- og sperreplan for området. Det anbefales å engasjere en skiltentreprenør til oppgaven.
Det er arrangør som må ta kostanden for dette og som har ansvar for at det søkes om tiltak.
Informasjon i forhold til trafikkforstyrrelser
Se også avsnittet om kommunikasjon.
Det er mange som skal ha informasjon når trafikken berøres.
Stavanger kommune i samarbeid med arrangør varsler:
· Nødetater
· Statens vegvesen
· Kollektivselskapet
· Drosjesentraler
· Hjemmesykepleien
· Andre berørte
Sikre adkomst for nødetater
Uansett hvilke tiltak som blir iverksatt skal adkomst for nødetater alltid ivaretas.
Dette er arrangør som har ansvaret for.
Varelevering i sentrum
I Stavanger sentrum er det tillatt med varelevering i tidsrommet kl.06-12.
Det er arrangørs ansvar at dette opprettholdes under opp- og nedrigg og under gjennomføringen.
Trafikkvakter
Under opp- og nedrigg og under avvikling av arrangement kan det være behov for å benytte trafikkvakter.
Det er ulikt regelverk i ulike situasjoner.
- Frivillige vakter og vakter fra ulike vekterfirma har kun lov å stoppe trafikk som for eksempel ved en overgang eller et sperrepunkt.
- All trafikkdirigering skal utføres av personer med godkjent kurs.
Bruk av parkeringsområder
I noen tilfeller er det behov for å benytte parkeringsområder.
Da må arrangør inngå leieavtaler med Stavanger parkering og /eller andre som forvalter det enkelte området.
Hvis gjennomføringen av et arrangement fører til at parkeringshus må stenges må dette avtales med Stavanger parkering (eller andre eiere).
El-sparkesykler
El sparkesykler kan i enkelte tilfeller være utfordrende under rigging og gjennomføring av arrangement.
Det er mulig, i samarbeid med leverandørene og Stavanger kommune og innføre tiltak som for eksempel soner med parkering forbud, nedsatt hastighet eller lignende.
Arrangør skal, som en del av søknaden, beskrive hvilke tiltak de ønsker å iverksette for el-sparkesykler.
Hvilke tiltak som skal iverksettes avgjøres i samarbeid med Stavanger kommune, politiet og andre som blir berørte
Det er Stavanger kommune som har dialogen med el-sparkesykkelleverandørene.
Sykkelparkering
Stavanger kommune kan bidra ved hjelp av mobile sykkelstativ, til å legge til rette for midlertidig sykkelparkering i forbindelse med store arrangement.
Arrangør må vurdere om det er et areal innenfor eller i tilknytting til arrangementsområde som kan brukes til sykkelparkering.
Bakgrunnsdokumenter
Arrangementshåndboken forholder seg til følgende kommunale planer og retningslinjer:
· Temaplan for arrangementer | Stavanger kommune
· Retningslinjer for salg og aktiviteter i torg og uterom | Stavanger kommune